Waarom een planning niet werkt!

Een planning, we krijgen er allemaal wel eens mee te maken. En het is soms lastig om je er aan te houden, zelfs voor ervaren projectleden of projectleiders! Maar waarom is het nou zo moeilijk? Zijn het de methodes die we gebruiken? Heeft een planning überhaupt wel zin om een planning te maken, als we ons er toch niet aan houden of het uitloopt? Of… zijn het de vele excuses die worden gemaakt waarom een planning faalt? Het zijn een hoop vragen die je kan stellen om het nut en maken van een planning beter te begrijpen.

Rolf Teekens helpt een handje en breekt het op in kleine, begrijpelijke en waarschijnlijk herkenbare stukken.

Er is zoveel te vertellen over projecten en het beheersen ervan, zoveel in de media wat daar over gaat dat het bijna niet voor te stellen is dat ik even niets weet te vertellen. In de dagelijkse trainingen heb ik altijd een scala aan voorbeelden van projecten en actualiteiten die een pragmatisch voorbeeld geven van een goede of slechte toepassing van projectmanagement. Of het de hoeveelheid is wat ik wil vertellen of juist dat ik me niet een “populistische blog schrijver” wil voelen, ik weet het niet, maar het lukt me niet om een stuk te schrijven over planning. En ondertussen ben ik over de deadline heen.

“Te veel informatie, de afgelopen maanden zijn te druk”, allemaal excuses voor mezelf om niet aan het schrijven te beginnen. Dat is precies waardoor een planning uitloopt. Waardoor we met onze intentie om iets te doen niet verder komen, maar dat er een planning en pro-actieve actie nodig is om het af te maken.

Planning, planning, planning!

In de methodische wereld van projectmanagement wordt in allerlei vormen een planning gemaakt. Sommige werkomgevingen volgen ze heel stipt, sommige gebruiken een planning om een akkoord te krijgen om nu eindelijk aan de gang te mogen. In veel gevallen beschrijft het netjes wat we voornemen te doen, in welke volgorde en wie daarbij betrokken zijn. Maar gebruiken we deze voornemens ook om onszelf er aan te houden? Gebruiken we het als recept of routekaart naar een succesvol eindresultaat? Vaak verdwijnt een planning uit het zicht, gaan we door met ‘ons best doen’ en zien we tegen het einde dat we dingen missen. We lossen ze ad-hoc op en denken niet eens altijd meer aan de planning.

PlanningWaar veel projecten mee dealen is het feit dat we een beeld hebben wat een planning is, dat het een opmaak moet hebben volgens methodische benadering of zoals de organisatie het gewend is om te doen. Maar gebruiken we het dan ook? Of hebben we toch een excuus gevonden om het niet te gebruiken zoals het bedoeld is. Daar moet toch wat aan te doen zijn? Hoe houden we dan grip op voortgang? Hoe weten we waar we staan en wat er nog ligt? Is de informatie nog wel deelbaar? Kunnen we als projectmedewerker nog wel begrijpen wat we moeten doen?

Pragmatisch plannen, werken met eenheden die we snappen en kunnen overzien, zoals PRINCE2 doet met specialistische producten, of een Agile doet met features. Het maakt niet uit, elke methode heeft een beeld hoe het optimaal bijdraagt aan succes van het project. PRINCE2 gebruikt producten, waarin we concreet maken wat we maken en doen. Zoals een recept of een handleiding voor een LEGO auto.  Maar niet overal gebruiken we de mogelijkheden van de planning even doelmatig. Documenten die een planning bevatten, tools die de planning goed weergeven, het zijn handige manieren maar het moet wel passen in de omgeving. Waarom niet alle producten op Post-it’s per week ordenen? Waarom niet een planning maken met daarin de belangrijke producten per persoon laten uitvoeren? Dat is lastig documenteren, maar wie zegt dat je moet werken met 1 tool? Gebruik ze slim samen. Maak zichtbaar wat zichtbaar kan zijn, bepaal wat formeel in documenten moet staan en spreek af met welke mate van detail je gaat plannen.

En nu?

Door goed na te denken over hoe we plannen, hoe we grip op voortgang houden, krijgen we écht inzicht. Kijken we op de resultaten in plaats van rapporten, sturen we mensen in plaats van resources en bespreken we projectzaken in plaats van planningen. Het zijn slimme hulpmiddelen die moeten bijdragen aan een beheerste uitvoering, vaak wordt het een doel op zichzelf.

En tja, wat dan… Planningen zijn onze voornemens, nog steeds. Door al het plannen heen moet het natuurlijk nog worden uitgevoerd. Logisch toch? Nou, niet altijd. Het vereist je persoonlijke, pro-actieve houding en verantwoordelijkheid om het ook te doen. Niet verschuilen, niet weglopen. Actie ondernemen, prioriteiten bepalen en het dan gewoon DOEN! En de planning gebruiken we als ijkpunt om te kijken of we in het tempo vorderen waarin we dachten, of waar we dan wellicht gaan uitkomen.

Heb jij het maken van een planning al onder de knie, of komen deze zaken je maar al te bekend voor? Hoe gebruik JIJ de planning op de meest ideale manier? Laat het weten in de reacties.

Rolf Teekens

Auteur: Rolf Teekens

Rolf Teekens is vanaf 1994 al betrokken bij projecten. In diverse organisaties en branches is hij uiteindelijk uitgegroeid tot projectmanager en trainer. Door dagelijks trainingen te geven en projectmanagementverbeteringen door te voeren is Rolf een grote hulp geweest bij diverse klanten. Zo is hij als projectmanager en trainer onder andere werkzaam geweest bij Ministerie van Defensie, Zilveren Kruis Achmea, diverse Gemeenten en Provincies en binnen de zorg sector.