5 Problemen die AgilePM® oplost

Het is bijna onvermijdelijk dat er zich problemen of issues voordoen tijdens een project. Of het nou gaat om beschikbaarheid van resources, wijzigingen in scope, issues met kwaliteit of prioritering van werk. Het gaat er vooral om hoe met deze issues wordt omgegaan. En elke projectmethode doet dat weer anders.

Wij hebben voor jou 5 veelvoorkomende issues verzameld en leggen uit hoe AgilePM® hiermee omgaat en deze oplost.

Het is bijna onvermijdelijk dat er zich problemen of issues voordoen tijdens een project. Of het nou gaat om beschikbaarheid van resources, wijzigingen in scope, issues met kwaliteit of prioritering van werk. Het gaat er vooral om hoe met deze issues wordt omgegaan. En elke projectmethode doet dat weer anders.

Wij hebben voor jou 5 veelvoorkomende issues verzameld en leggen uit hoe AgilePM® hiermee omgaat en deze oplost.

1. Te late oplevering

Veel projecten lopen uit met als gevolg een eindproduct dat te laat wordt opgeleverd. Slechte schattingen kunnen een reden zijn, maar dat hoeft niet. We kunnen niet alles voorzien en wijzigingen – ongeacht de oorzaak – zijn eerder regel dan uitzondering.

Beter is het om de verwachtingen vanaf dag 1 strak te manager. AgilePM gebruikt daarvoor korte timeboxen met vaste deadlines waarbij het werk wordt uitgevoerd in volgorde van prioriteit. De klant weet zeker dat hij op tijd iets van waarde krijgt. En met iedere volgende iteratie, timebox en increment, wordt de planning nauwkeuriger en kunnen verwachtingen worden bijgesteld.

2. Wijzigende scope

Ook wel ‘scope creep’ genoemd. Met duidelijkheid over wat men wil kun je eisen en wensen op voorhand goed in detail uitwerken. Maar in veel omgevingen is dat nu juist het probleem: de tijd dringt en de omgeving verandert.

AgilePM gaat ervan uit dat wijzigingen onvermijdelijk zijn. De benadering gaat uit van de middenweg: wel enige inschatting van eisen en wensen, maar details worden pas uitgewerkt zo dicht mogelijk bij de realisatie. En extra werk wordt geprioriteerd en ten koste van lagere prioriteiten ingepast. Geen uitloop, maar wel meer toegevoegde waarde voor de klant.

3. Kostenoverschrijding & vertraagde of verminderde ROI

Bij de watervalmethode is de kans op kostenoverschrijding vrij groot. Fouten die laat in het traject worden ontdekt, zijn immers moeilijk op te lossen. En daar betaal je een prijs voor. Tel daarbij op dat er pas toegevoegde waarde wordt gecreëerd nadat het product is opgeleverd, helemaal aan het eind van het project.

Door gebruik te maken van timeboxing wordt binnen AgilePM zowel tijd als budget gefixeerd. Kostenoverschrijding is niet mogelijk. Maar ook Agile projecten kennen tegenslagen en dus vertragingen en hogere kosten. Dat wordt alleen niet opgelost door de deadline of het budget los te laten, maar door één of meerdere lager geprioriteerde eisen en wensen niet te realiseren.

AgilePMEisen en wensen met hoge prioriteit worden zo vroeg mogelijk gerealiseerd. Ofwel de focus op zo snel mogelijk zoveel mogelijk waarde creëren. Door ook regelmatig tussentijds een ‘gereed product’ op te leveren zorgt AgilePM ervoor dat organisaties de toegevoegde waarde snel kan realiseren. En dat komt de ROI ten goede.

4. Resource issues

Je komt mensen te kort, ze zijn te onervaren of als gevolg van andere werkzaamheden niet beschikbaar. Daarnaast wordt in de klassieke benadering werk functioneel opgedeeld en achter elkaar geplaatst. Een kleine vertraging kan dan zo een hele keten van werk laten omvallen.

Eerlijk is eerlijk. AgilePM lost problemen met onervaren en beschikbaarheid niet op. Maar door toepassing van timeboxing worden deadlines niet overschreden en werken betrokkenen niet langer aan het project dan afgesproken. Het toekennen van resources aan projecten wordt daarmee voorspelbaarder en stabieler, en projecten kunnen elkaar onderling niet meer “besmetten”.

Verder gaat AgilePM uit van kleine stabiele multidisciplinaire zelfsturende teams. Beknopte rolbeschrijvingen geven teamleden bij aanvang voldoende houvast om snel hun weg te vinden. Tegelijkertijd creëert AgilePM met zelfsturing, empowerment en de multidisciplinaire samenstelling een omgeving waarin een klein team zich kan ontplooien, talenten kan benutten en resultaten zichtbaar zijn. Uiteraard vereist dat ook steun van de organisatie.

5. Conflicterende prioriteiten

Een terugkerende ergernis is de strijd om de schaarse resources. Heb je net afspraken gemaakt met een specialist, is hij toch niet beschikbaar. “Sorry. Druk!”.

De meest ideale oplossing is dat teamleden fulltime worden ingezet. Dit heeft ook de voorkeur van AgilePM. Helaas is dit niet altijd haalbaar. Een goed alternatief is een vaste inzet; bijvoorbeeld 3 dagen per week.

Daarnaast is de strategische aansluiting belangrijk. Als voor iedereen helder is welke belangen prioriteit moeten krijgen, dan kan het team daar door de betrokkenheid van de verschillende stakeholders op de verschillende niveaus in de projectorganisatie snel en adequaat op reageren.

Dit zijn 5 problemen die opgelost kunnen worden met AgilePM. Natuurlijk is dit niet alles wat AgilePM doet, maar is slecht een kijkje in de keuken. Heb je vragen over AgilePM, andere problemen waar je tegen aanloopt of een reactie? Laat het hieronder weten!

Scrum – Bouwen aan Talent?

Scrum en Agile zijn hot. Helaas zijn er veel kampen, zowel voor als tegen Scrum. Veelal draait de discussie om de vraag of Scrum wel op de juiste manier is toegepast. Jammer, want daarmee verliezen we uit het oog waar het om draait: op een leukere, snellere en natuurlijkere manier resultaat boeken en succesvol zijn. Vandaar dat in dit bericht Scrum zullen bekijken vanuit de persoonlijke ontwikkeling met als afsluiter een paar handige tips!

Scrum en Agile zijn hot. Die conclusie kan ik wel trekken. Sinds enkele weken ben ik bezig met het ontwikkelen van een Scrum training. En tijdens mijn onderzoek struikel ik over de boeken, artikelen en blogs. Helaas kom ik ook veel kampen tegen: voor of tegen Scrum. Veelal draait de discussie om de vraag of Scrum wel op de juiste manier is toegepast. Jammer, want daarmee verliezen we uit het oog waar het om draait: op een leukere, snellere en natuurlijkere manier resultaat boeken en succesvol zijn. Vandaar mijn keuze om deze keer Scrum te bekijken vanuit de persoonlijke ontwikkeling. Uiteraard geef ik daarbij de nodige tips.

Het Agile Manifest

Heb ik het over Scrum, dan mag ik het Agile Manifest niet overslaan. Verschillende principes veronderstellen een zekere houding en gedrag van de deelnemers:

  • De klant tevreden willen stellen
  • Open staan voor verandering
  • Kunnen werken in multidisciplinaire teams
  • Beschikken over motivatie, zelfvertrouwen en initiatief
  • Goed kunnen communiceren
  • Om kunnen gaan met kritiek en anderen behulpzaam zijn
  • Oog hebben voor kwaliteit

Pfft, dat is me nogal wat. Het goede nieuws is dat je hieraan kunt werken. En dat je hierin niet alleen staat. Maar dan mag je ook wel wat verwachten van de omgeving: vertrouwen, ondersteuning en transparantie. De praktijk is dat dit vaak een groeipad is. Zowel de organisatie als de teamleden zoeken naar de juiste modus. Beiden waren dit niet gewend.

De kracht van samenwerking

Scrum: De kracht van samenwerkingScrum ondersteunt je bij de ontwikkeling van je inhoudelijke en (inter)persoonlijke vaardigheden. Zo werk je nauw samen met andere teamleden. Je kijkt over elkaars schouder mee, lost problemen met elkaar op en geeft elkaar snel feedback. Dat is in het begin even wennen. Maar als het team daar eenmaal aan gewend is, dan is de dagelijkse scrum een enorme stimulans en helpt het te focussen op wat echt belangrijk is.

Een ander aspect waar veel mensen en organisaties aan moeten wennen is de zelfsturing. Zijn de grote lijnen met de opdrachtgever (Scrum: Product Owner) eenmaal afgestemd, dan is het team zelf verantwoordelijk én bevoegd om het werk te organiseren. Wat ik interessant vind is dat je binnen Scrum geen projectmanager hebt en ook geen teamleider. In ieder geval niet als rol of in de hiërarchische zin. Als er al iemand meer leiding neemt, dan is dat om zijn of haar capaciteiten. Het team kiest voor vaardigheden, niet voor bevoegdheden.

Zelfsturing werkt fantastisch, maar vraagt wel wat van de teamleden: initiatief nemen, samenwerken en zaken onderling afstemmen, kritisch zijn op jezelf en anderen, maar vooral een positieve, proactieve houding. Tegelijkertijd betekent dit dat je omgeving, waaronder de belangrijkste stakeholders en de Product Owner, je de ruimte moet geven: Empowerment. Dat is best eng. Want je staat toe dat het team fouten mag maken en dat zij zelf – al dan niet met hulp – issues oppakken en oplossen.

Als je die omstandigheden in en rondom het team kunt creëren en vasthouden, dan krijg je vanzelf een positieve spiraal. De teamleden leren van elkaar, groeien naar elkaar toe, krijgen meer zelfvertrouwen, respecteren elkaar, gebruiken elkaars sterktes en werken gezamenlijk aan zwaktes. Dit leidt tot meer resultaatgerichtheid, creativiteit en oplossend vermogen. En de organisatie profiteert daarvan in de vorm van een hogere productiviteit en betere kwaliteit.

Normen en waarden

Tot slot nog een kleine kanttekening. Realiseer je goed dat deze manier van werken niet voor iedereen geschikt is. Scrum gaat uit van vijf essentiële waarden: Focus, Lef, Openheid, Commitment en Respect. Wie zich naar deze waarden gedraagt, bouwt aan zijn eigen talent. En ik durf te beweren dat dat ook geldt zonder Scrum.

5 Tips voor Scrum

  • Gebruik de Scrum Master als mentor/coach. Daar is hij/zij voor.
  • Durf je kwetsbaar op te stellen. Je teamgenoten kunnen je dan beter helpen.
  • Hou op elkaar ingespeelde teams zoveel mogelijk bij elkaar. Dat scheelt inwerken en verhoogt de productiviteit.
  • Handhaaf de dagelijkse scrum. Dat voorkomt verslapping en houdt ieder scherp.
  • Zoek elkaars kracht en vraag ook eens wat iemand drijft.

Denk je dat jij klaar bent om met Scrum aan de slag te gaan? Of ben je er al mee begonnen? Laat het hier onder in de reacties weten!

Welke projectmethode ga je nu weer aanpakken? Deel 2

Het aantal projecten in de organisaties neemt eerder toe dan af. En op iedere manier is er wel iemand die zegt: Dat doe je helemaal niet goed! Het moet anders! Dan moet het PRINCE2, dan gebruiken we Scrum, de ene roept Agile, de andere Lean. Wat is nu wat? Hoe kun je in het woud van al deze methodieken vinden wat je nodig hebt?

In deze tweedelige serie ga ik het hebben over de projectmethodes. In dit tweede deel behandel ik of een projectmethode hét antwoord is en het toepassen hiervan. Net als bij deel één komen er aan het eind 5 korte tips aan de orde om een projectmethode op de goede manier toe te passen.

Het aantal projecten in de organisaties neemt eerder toe dan af. En op iedere manier is er wel iemand die zegt: Dat doe je helemaal niet goed! Het moet anders! Dan moet het PRINCE2, dan gebruiken we Scrum, de ene roept Agile, de andere Lean. Wat is nu wat? Hoe kun je in het woud van al deze methodieken vinden welke projectmethode je nodig hebt?

In deze tweedelige serie ga ik het hebben over de projectmethodes. Het eerste deel ging over de vele projectmethodes en het kiezen van de juiste projectmethode. Dit tweede deel zal behandelen of een projectmethode het antwoord is en het toepassen hiervan. Aan het eind van elk deel geef ik 5 korte tips om een projectmethode op de goede manier toe te passen.

Projectmethode, de heilige graal?

Projectmethode, de heilige graal?Lost een projectmethode  alle projectproblemen op? Het antwoord zal heel kort zijn: Nee. Het gezonde verstand zal altijd richting moeten geven aan de vorm van het project. Maar waarom gebruiken we dan een projectmethode? Hoe helpt het een project? De verschillende projectmethodes zijn gebaseerd op de jarenlange ervaring van honderden projectmanagers en helpen om op de juiste momenten keuzes  te maken of om na te denken over cruciale projectzaken. Daarmee vormt het in de handen van een minder ervaren projectmanager een stevig houvast om een project op te pakken en te beheersen.

Ook voor ervaren projectmanagers kan het dienen als een stevige checklist of er niets vergeten is. Daarbij hebben projectmethodes een groot voordeel ten opzichte van het ‘ieder doet het zoals hij het wil’. De kennis is overdraagbaar, toetsbaar, het geeft een gemeenschappelijk kader en we spreken een zelfde jargon. Door deze kennis met elkaar toe te passen worden projecten vergelijkbaar en leren we meer voordeel te halen uit de lessen van projecten. Dit geeft meer grip op de Plan-Do-Check-Act van de organisatie en geeft aan dat we beheersbaar van A naar Beter gaan.

Projectmethode als gereedschappen

Het verschil van de projectmethodes zit hem in de mate van vrijheid in het vinden van een plan (waterval, PRINCE2, PMW), het vinden van een manier waarop (PMC) of het vinden van de juiste oplossing of resultaat (Agile, Scrum). In elke techniek zit dan ook specifiek gereedschap om hier een goede basis te leggen die we gebruiken om een resultaat zeker te stellen. Doorgaans wordt de minste vrijheid ervaren in de waterval en de meeste vrijheid in Scrum. Maar is dat ook zo?

De essentie zit het gegeven: Hoe secuur kunnen we vooraf exact bepalen wat we maken en hoe we dat maken? Is het project eenvoudig en van korte duur, dan kan waterval een uitstekende manier zijn om je project te doen. Een ontwerp maken, bouwen van de oplossing, testen en opleveren kan soms in dagen of weken klaar zijn. Maar sommige projecten zijn juist complexer, meer of minder formeel of moeten voldoende voordelen geven binnen een vastgestelde tijd en budget. Dan is een andere projectmethode of combinaties van verschillende projectmethodes een goed alternatief.

Bij de meer formele manieren van projectmanagement wil het management weten wat ze krijgen, voordat ze mensen en middelen aan projecten meegeven. Deze middelen moeten efficiënt en effectief worden ingezet om zo zeker te stellen dat we krijgen wat we nodig hebben. Maar soms is dit niet goed genoeg. Kunnen we voldoende ver vooruit kijken? Weten we al exact wat we over 3 tot 5 jaar nodig hebben?

Soms niet! Dan is waterval vaak verlammend. Soms moeten we ons meer schikken naar de formele kanten van de organisatie en zien we PRINCE2 als een projectmethode die hier goed op aansluit. Ook hebben we dan meer vrijheid nodig om in het project dingen op te pakken en dingen los te laten en zo de scope van het project te laten meebewegen op de wensen en tevredenheid van de klant. Deze meer wendbare technieken komen we tegen in de Scrum en Agile.

In korte tijdsperioden bepalen wat we oppakken, wat meteen vertaalt naar bruikbare onderdelen of producten die we eventueel kunnen uitleveren vanuit het project. Door deze onderdelen dan verder te ontwikkelen kunnen we per periode bepalen wat er bij moet of wat niet verder hoeft te worden ontwikkeld. Zo houden we meer grip op de mensen en middelen en zien we het resultaat nog wel eens veranderen door de nieuwe inzichten die gaandeweg ontstaan.

Top 5 tips

  1. Beoordeel goed welke mate van formaliteit wenselijk of nodig is in je organisatie.
  2. Leer vertrouwen op de mensen in het project en bouw hier aan.
  3. Bepaal het resultaat en de weg met elkaar en pas de projectmethode hier op aan waar nodig.
  4. Zoek altijd naar de beste meerwaarde voor het bedrijf en stuur daar op.
  5. Werk aan enthousiasme en deel de trots over resultaten!

Hiermee sluiten we deze tweedelige serie over projectmethodes af.

Met welke projectmethode(s) heeft u al gewerkt? Waar loopt u nog wel eens tegenaan? Of heeft u andere vragen of opmerkingen? Laat hieronder een reactie achter!

Welke projectmethode ga je nu weer aanpakken? Deel 1

Het aantal projecten in de organisaties neemt eerder toe dan af. En op iedere manier is er wel iemand die zegt: Dat doe je helemaal niet goed! Het moet anders! Dan moet het PRINCE2, dan gebruiken we Scrum, de ene roept Agile, de andere Lean. Wat is nu wat? Hoe kun je in het woud van al deze methodieken vinden wat je nodig hebt?

In deze tweedelige serie ga ik het hebben over de projectmethodes. Dit eerste deel zal de vele projectmethodes en het kiezen van de juiste projectmethode. Deel twee zal behandelen of een projectmethode hét antwoord is en het toepassen hiervan. Aan het eind van elk deel geef ik 5 korte tips om een projectmethode op de goede manier toe te passen.

Het aantal projecten in de organisaties neemt eerder toe dan af. En op iedere manier is er wel iemand die zegt: Dat doe je helemaal niet goed! Het moet anders! Dan moet het PRINCE2, dan gebruiken we Scrum, de ene roept Agile, de andere Lean. Wat is nu wat? Hoe kun je in het woud van al deze methodieken vinden welke projectmethode je nodig hebt?

In deze tweedelige serie ga ik het hebben over de projectmethodes. Dit eerste deel zal de vele projectmethodes en het kiezen van de juiste projectmethode. Deel twee zal behandelen of een projectmethode hét antwoord is en het toepassen hiervan. Aan het eind van elk deel geef ik 5 korte tips om een projectmethode op de goede manier toe te passen.

Door de methode het project niet meer zien…

Door de projectmethode het bos niet meer zienDe verschillende manieren om een project te doen is al heel oud. Elke manier van werken is wel eens goed geëvalueerd en beoordeeld dat er dingen anders moeten. Maar wanneer doe je nu wat? Wat is een aanpak die echt werkt? En maakt de projectmethode het projecten wel succesvol? Of is het slechts handig gereedschap voor de projectmanager?

Alle experts over projectmanagement, inclusief ikzelf, hebben altijd wel een mening over de verschillende projectmethodes en hun effect. Maar de cruciale vraag is: Waar heeft het project behoefte aan? Hoe past dit in de omgeving waar het project wordt uitgevoerd?

Vroeger werden projecten gedaan op basis van goed uitgewerkte detailplanningen, waarbij er geen mogelijkheid meer was om de inzichten die gaandeweg ontstonden nog in het project mee te nemen. Ten tijde van de Farao’s was dit natuurlijk niet zo erg. Tegen de tijd dat het eindresultaat nodig was, kon het bouwwerk immers wel klaar zijn. Maar kan die manier van werken wel passen op een ontwikkeling van bijvoorbeeld mobiele applicaties voor de smartphone gebruikers? Of hebben we dan behoefte aan een nieuw inzicht?

De juiste projectmethode

De meest gebruikte projectmethodes in Nederland worden gezien als  Waterval, PRINCE2, Projectmatig Werken (PMW), Projectmatig Creëren (PMC), Agile en Scrum. En allemaal hebben ze overeenkomsten met elkaar. Ze zijn bedoeld als houvast voor projectmanagers en projectleiders en geven je een beeld over wat er nog komen gaat. Dit maakt de weg naar resultaat voorspelbaar en beheersbaar. Vanuit de overeenkomsten wordt veelal gezegd dat het gaat om faseren, beheersen en (laten) beslissen. Elke projectmethode kent een fasering die je in staat stelt om de basis voorwaarden voor het project in kaart te brengen, een plan te maken voor voltooiing en geeft invulling aan rollen en verantwoordelijkheden van de beslissers en uitvoerenden. Het onderscheid zit hem dan ook vooral in de verschillen. Deze verschillen gaan we later wat meer over vertellen in een aparte blog.

Welke projectmethode is dan het beste? Kijk naar het project en bepaal wat een goede manier van werken is. Elk project is een unieke kans om te beoordelen welk gereedschap het beste past om er een succes van te maken. Wees je bewust dat deze projectmethodes een hulpmiddel zijn waarnaast het ‘Common Sense’ noodzakelijk is om het goed toe te passen. Gebruik vooral ook de kennis en ervaring van anderen om hierin te leren.

Succes van ieder project is een bewuste keuze en de juiste projectmethode kan daarbij helpen!

Top 5 tips

  1. Zorg dat er altijd een betrokken, gecommitteerde opdrachtgever is.
  2. Betrek altijd de toekomstige gebruikers van je projectresultaat.
  3. Leer van elkaar en je omgeving en pas goede raad toe.
  4. Gebruik altijd je gezond verstand.
  5. Beleef plezier en straal dit uit met je project!

Wat is uw favoriete projectmethode of welke zou u nog graag uitproberen? Laat hieronder een reactie achter!