5 Problemen die AgilePM® oplost

Het is bijna onvermijdelijk dat er zich problemen of issues voordoen tijdens een project. Of het nou gaat om beschikbaarheid van resources, wijzigingen in scope, issues met kwaliteit of prioritering van werk. Het gaat er vooral om hoe met deze issues wordt omgegaan. En elke projectmethode doet dat weer anders.

Wij hebben voor jou 5 veelvoorkomende issues verzameld en leggen uit hoe AgilePM® hiermee omgaat en deze oplost.

Het is bijna onvermijdelijk dat er zich problemen of issues voordoen tijdens een project. Of het nou gaat om beschikbaarheid van resources, wijzigingen in scope, issues met kwaliteit of prioritering van werk. Het gaat er vooral om hoe met deze issues wordt omgegaan. En elke projectmethode doet dat weer anders.

Wij hebben voor jou 5 veelvoorkomende issues verzameld en leggen uit hoe AgilePM® hiermee omgaat en deze oplost.

1. Te late oplevering

Veel projecten lopen uit met als gevolg een eindproduct dat te laat wordt opgeleverd. Slechte schattingen kunnen een reden zijn, maar dat hoeft niet. We kunnen niet alles voorzien en wijzigingen – ongeacht de oorzaak – zijn eerder regel dan uitzondering.

Beter is het om de verwachtingen vanaf dag 1 strak te manager. AgilePM gebruikt daarvoor korte timeboxen met vaste deadlines waarbij het werk wordt uitgevoerd in volgorde van prioriteit. De klant weet zeker dat hij op tijd iets van waarde krijgt. En met iedere volgende iteratie, timebox en increment, wordt de planning nauwkeuriger en kunnen verwachtingen worden bijgesteld.

2. Wijzigende scope

Ook wel ‘scope creep’ genoemd. Met duidelijkheid over wat men wil kun je eisen en wensen op voorhand goed in detail uitwerken. Maar in veel omgevingen is dat nu juist het probleem: de tijd dringt en de omgeving verandert.

AgilePM gaat ervan uit dat wijzigingen onvermijdelijk zijn. De benadering gaat uit van de middenweg: wel enige inschatting van eisen en wensen, maar details worden pas uitgewerkt zo dicht mogelijk bij de realisatie. En extra werk wordt geprioriteerd en ten koste van lagere prioriteiten ingepast. Geen uitloop, maar wel meer toegevoegde waarde voor de klant.

3. Kostenoverschrijding & vertraagde of verminderde ROI

Bij de watervalmethode is de kans op kostenoverschrijding vrij groot. Fouten die laat in het traject worden ontdekt, zijn immers moeilijk op te lossen. En daar betaal je een prijs voor. Tel daarbij op dat er pas toegevoegde waarde wordt gecreëerd nadat het product is opgeleverd, helemaal aan het eind van het project.

Door gebruik te maken van timeboxing wordt binnen AgilePM zowel tijd als budget gefixeerd. Kostenoverschrijding is niet mogelijk. Maar ook Agile projecten kennen tegenslagen en dus vertragingen en hogere kosten. Dat wordt alleen niet opgelost door de deadline of het budget los te laten, maar door één of meerdere lager geprioriteerde eisen en wensen niet te realiseren.

AgilePMEisen en wensen met hoge prioriteit worden zo vroeg mogelijk gerealiseerd. Ofwel de focus op zo snel mogelijk zoveel mogelijk waarde creëren. Door ook regelmatig tussentijds een ‘gereed product’ op te leveren zorgt AgilePM ervoor dat organisaties de toegevoegde waarde snel kan realiseren. En dat komt de ROI ten goede.

4. Resource issues

Je komt mensen te kort, ze zijn te onervaren of als gevolg van andere werkzaamheden niet beschikbaar. Daarnaast wordt in de klassieke benadering werk functioneel opgedeeld en achter elkaar geplaatst. Een kleine vertraging kan dan zo een hele keten van werk laten omvallen.

Eerlijk is eerlijk. AgilePM lost problemen met onervaren en beschikbaarheid niet op. Maar door toepassing van timeboxing worden deadlines niet overschreden en werken betrokkenen niet langer aan het project dan afgesproken. Het toekennen van resources aan projecten wordt daarmee voorspelbaarder en stabieler, en projecten kunnen elkaar onderling niet meer “besmetten”.

Verder gaat AgilePM uit van kleine stabiele multidisciplinaire zelfsturende teams. Beknopte rolbeschrijvingen geven teamleden bij aanvang voldoende houvast om snel hun weg te vinden. Tegelijkertijd creëert AgilePM met zelfsturing, empowerment en de multidisciplinaire samenstelling een omgeving waarin een klein team zich kan ontplooien, talenten kan benutten en resultaten zichtbaar zijn. Uiteraard vereist dat ook steun van de organisatie.

5. Conflicterende prioriteiten

Een terugkerende ergernis is de strijd om de schaarse resources. Heb je net afspraken gemaakt met een specialist, is hij toch niet beschikbaar. “Sorry. Druk!”.

De meest ideale oplossing is dat teamleden fulltime worden ingezet. Dit heeft ook de voorkeur van AgilePM. Helaas is dit niet altijd haalbaar. Een goed alternatief is een vaste inzet; bijvoorbeeld 3 dagen per week.

Daarnaast is de strategische aansluiting belangrijk. Als voor iedereen helder is welke belangen prioriteit moeten krijgen, dan kan het team daar door de betrokkenheid van de verschillende stakeholders op de verschillende niveaus in de projectorganisatie snel en adequaat op reageren.

Dit zijn 5 problemen die opgelost kunnen worden met AgilePM. Natuurlijk is dit niet alles wat AgilePM doet, maar is slecht een kijkje in de keuken. Heb je vragen over AgilePM, andere problemen waar je tegen aanloopt of een reactie? Laat het hieronder weten!

Richard Weber

Auteur: Richard Weber

Richard Weber werkt sinds 1996 dagelijks met hart en ziel aan het uitdragen, stimuleren en professionaliseren van het boeiende vak van projectmanagement. Sinds de introductie van PRINCE2 in Nederland is hij actief betrokken bij de groei en ontwikkeling en is hij een van de eerste gecertificeerde AgilePM trainers van de Benelux. Verder heeft hij als coach, trainer en projectmanager gewerkt aan projecten bij Naturalis, TomTom en het van Gogh museum.