5 Problemen die AgilePM® oplost

Het is bijna onvermijdelijk dat er zich problemen of issues voordoen tijdens een project. Of het nou gaat om beschikbaarheid van resources, wijzigingen in scope, issues met kwaliteit of prioritering van werk. Het gaat er vooral om hoe met deze issues wordt omgegaan. En elke projectmethode doet dat weer anders.

Wij hebben voor jou 5 veelvoorkomende issues verzameld en leggen uit hoe AgilePM® hiermee omgaat en deze oplost.

Het is bijna onvermijdelijk dat er zich problemen of issues voordoen tijdens een project. Of het nou gaat om beschikbaarheid van resources, wijzigingen in scope, issues met kwaliteit of prioritering van werk. Het gaat er vooral om hoe met deze issues wordt omgegaan. En elke projectmethode doet dat weer anders.

Wij hebben voor jou 5 veelvoorkomende issues verzameld en leggen uit hoe AgilePM® hiermee omgaat en deze oplost.

1. Te late oplevering

Veel projecten lopen uit met als gevolg een eindproduct dat te laat wordt opgeleverd. Slechte schattingen kunnen een reden zijn, maar dat hoeft niet. We kunnen niet alles voorzien en wijzigingen – ongeacht de oorzaak – zijn eerder regel dan uitzondering.

Beter is het om de verwachtingen vanaf dag 1 strak te manager. AgilePM gebruikt daarvoor korte timeboxen met vaste deadlines waarbij het werk wordt uitgevoerd in volgorde van prioriteit. De klant weet zeker dat hij op tijd iets van waarde krijgt. En met iedere volgende iteratie, timebox en increment, wordt de planning nauwkeuriger en kunnen verwachtingen worden bijgesteld.

2. Wijzigende scope

Ook wel ‘scope creep’ genoemd. Met duidelijkheid over wat men wil kun je eisen en wensen op voorhand goed in detail uitwerken. Maar in veel omgevingen is dat nu juist het probleem: de tijd dringt en de omgeving verandert.

AgilePM gaat ervan uit dat wijzigingen onvermijdelijk zijn. De benadering gaat uit van de middenweg: wel enige inschatting van eisen en wensen, maar details worden pas uitgewerkt zo dicht mogelijk bij de realisatie. En extra werk wordt geprioriteerd en ten koste van lagere prioriteiten ingepast. Geen uitloop, maar wel meer toegevoegde waarde voor de klant.

3. Kostenoverschrijding & vertraagde of verminderde ROI

Bij de watervalmethode is de kans op kostenoverschrijding vrij groot. Fouten die laat in het traject worden ontdekt, zijn immers moeilijk op te lossen. En daar betaal je een prijs voor. Tel daarbij op dat er pas toegevoegde waarde wordt gecreëerd nadat het product is opgeleverd, helemaal aan het eind van het project.

Door gebruik te maken van timeboxing wordt binnen AgilePM zowel tijd als budget gefixeerd. Kostenoverschrijding is niet mogelijk. Maar ook Agile projecten kennen tegenslagen en dus vertragingen en hogere kosten. Dat wordt alleen niet opgelost door de deadline of het budget los te laten, maar door één of meerdere lager geprioriteerde eisen en wensen niet te realiseren.

AgilePMEisen en wensen met hoge prioriteit worden zo vroeg mogelijk gerealiseerd. Ofwel de focus op zo snel mogelijk zoveel mogelijk waarde creëren. Door ook regelmatig tussentijds een ‘gereed product’ op te leveren zorgt AgilePM ervoor dat organisaties de toegevoegde waarde snel kan realiseren. En dat komt de ROI ten goede.

4. Resource issues

Je komt mensen te kort, ze zijn te onervaren of als gevolg van andere werkzaamheden niet beschikbaar. Daarnaast wordt in de klassieke benadering werk functioneel opgedeeld en achter elkaar geplaatst. Een kleine vertraging kan dan zo een hele keten van werk laten omvallen.

Eerlijk is eerlijk. AgilePM lost problemen met onervaren en beschikbaarheid niet op. Maar door toepassing van timeboxing worden deadlines niet overschreden en werken betrokkenen niet langer aan het project dan afgesproken. Het toekennen van resources aan projecten wordt daarmee voorspelbaarder en stabieler, en projecten kunnen elkaar onderling niet meer “besmetten”.

Verder gaat AgilePM uit van kleine stabiele multidisciplinaire zelfsturende teams. Beknopte rolbeschrijvingen geven teamleden bij aanvang voldoende houvast om snel hun weg te vinden. Tegelijkertijd creëert AgilePM met zelfsturing, empowerment en de multidisciplinaire samenstelling een omgeving waarin een klein team zich kan ontplooien, talenten kan benutten en resultaten zichtbaar zijn. Uiteraard vereist dat ook steun van de organisatie.

5. Conflicterende prioriteiten

Een terugkerende ergernis is de strijd om de schaarse resources. Heb je net afspraken gemaakt met een specialist, is hij toch niet beschikbaar. “Sorry. Druk!”.

De meest ideale oplossing is dat teamleden fulltime worden ingezet. Dit heeft ook de voorkeur van AgilePM. Helaas is dit niet altijd haalbaar. Een goed alternatief is een vaste inzet; bijvoorbeeld 3 dagen per week.

Daarnaast is de strategische aansluiting belangrijk. Als voor iedereen helder is welke belangen prioriteit moeten krijgen, dan kan het team daar door de betrokkenheid van de verschillende stakeholders op de verschillende niveaus in de projectorganisatie snel en adequaat op reageren.

Dit zijn 5 problemen die opgelost kunnen worden met AgilePM. Natuurlijk is dit niet alles wat AgilePM doet, maar is slecht een kijkje in de keuken. Heb je vragen over AgilePM, andere problemen waar je tegen aanloopt of een reactie? Laat het hieronder weten!

Scrum – Bouwen aan Talent?

Scrum en Agile zijn hot. Helaas zijn er veel kampen, zowel voor als tegen Scrum. Veelal draait de discussie om de vraag of Scrum wel op de juiste manier is toegepast. Jammer, want daarmee verliezen we uit het oog waar het om draait: op een leukere, snellere en natuurlijkere manier resultaat boeken en succesvol zijn. Vandaar dat in dit bericht Scrum zullen bekijken vanuit de persoonlijke ontwikkeling met als afsluiter een paar handige tips!

Scrum en Agile zijn hot. Die conclusie kan ik wel trekken. Sinds enkele weken ben ik bezig met het ontwikkelen van een Scrum training. En tijdens mijn onderzoek struikel ik over de boeken, artikelen en blogs. Helaas kom ik ook veel kampen tegen: voor of tegen Scrum. Veelal draait de discussie om de vraag of Scrum wel op de juiste manier is toegepast. Jammer, want daarmee verliezen we uit het oog waar het om draait: op een leukere, snellere en natuurlijkere manier resultaat boeken en succesvol zijn. Vandaar mijn keuze om deze keer Scrum te bekijken vanuit de persoonlijke ontwikkeling. Uiteraard geef ik daarbij de nodige tips.

Het Agile Manifest

Heb ik het over Scrum, dan mag ik het Agile Manifest niet overslaan. Verschillende principes veronderstellen een zekere houding en gedrag van de deelnemers:

  • De klant tevreden willen stellen
  • Open staan voor verandering
  • Kunnen werken in multidisciplinaire teams
  • Beschikken over motivatie, zelfvertrouwen en initiatief
  • Goed kunnen communiceren
  • Om kunnen gaan met kritiek en anderen behulpzaam zijn
  • Oog hebben voor kwaliteit

Pfft, dat is me nogal wat. Het goede nieuws is dat je hieraan kunt werken. En dat je hierin niet alleen staat. Maar dan mag je ook wel wat verwachten van de omgeving: vertrouwen, ondersteuning en transparantie. De praktijk is dat dit vaak een groeipad is. Zowel de organisatie als de teamleden zoeken naar de juiste modus. Beiden waren dit niet gewend.

De kracht van samenwerking

Scrum: De kracht van samenwerkingScrum ondersteunt je bij de ontwikkeling van je inhoudelijke en (inter)persoonlijke vaardigheden. Zo werk je nauw samen met andere teamleden. Je kijkt over elkaars schouder mee, lost problemen met elkaar op en geeft elkaar snel feedback. Dat is in het begin even wennen. Maar als het team daar eenmaal aan gewend is, dan is de dagelijkse scrum een enorme stimulans en helpt het te focussen op wat echt belangrijk is.

Een ander aspect waar veel mensen en organisaties aan moeten wennen is de zelfsturing. Zijn de grote lijnen met de opdrachtgever (Scrum: Product Owner) eenmaal afgestemd, dan is het team zelf verantwoordelijk én bevoegd om het werk te organiseren. Wat ik interessant vind is dat je binnen Scrum geen projectmanager hebt en ook geen teamleider. In ieder geval niet als rol of in de hiërarchische zin. Als er al iemand meer leiding neemt, dan is dat om zijn of haar capaciteiten. Het team kiest voor vaardigheden, niet voor bevoegdheden.

Zelfsturing werkt fantastisch, maar vraagt wel wat van de teamleden: initiatief nemen, samenwerken en zaken onderling afstemmen, kritisch zijn op jezelf en anderen, maar vooral een positieve, proactieve houding. Tegelijkertijd betekent dit dat je omgeving, waaronder de belangrijkste stakeholders en de Product Owner, je de ruimte moet geven: Empowerment. Dat is best eng. Want je staat toe dat het team fouten mag maken en dat zij zelf – al dan niet met hulp – issues oppakken en oplossen.

Als je die omstandigheden in en rondom het team kunt creëren en vasthouden, dan krijg je vanzelf een positieve spiraal. De teamleden leren van elkaar, groeien naar elkaar toe, krijgen meer zelfvertrouwen, respecteren elkaar, gebruiken elkaars sterktes en werken gezamenlijk aan zwaktes. Dit leidt tot meer resultaatgerichtheid, creativiteit en oplossend vermogen. En de organisatie profiteert daarvan in de vorm van een hogere productiviteit en betere kwaliteit.

Normen en waarden

Tot slot nog een kleine kanttekening. Realiseer je goed dat deze manier van werken niet voor iedereen geschikt is. Scrum gaat uit van vijf essentiële waarden: Focus, Lef, Openheid, Commitment en Respect. Wie zich naar deze waarden gedraagt, bouwt aan zijn eigen talent. En ik durf te beweren dat dat ook geldt zonder Scrum.

5 Tips voor Scrum

  • Gebruik de Scrum Master als mentor/coach. Daar is hij/zij voor.
  • Durf je kwetsbaar op te stellen. Je teamgenoten kunnen je dan beter helpen.
  • Hou op elkaar ingespeelde teams zoveel mogelijk bij elkaar. Dat scheelt inwerken en verhoogt de productiviteit.
  • Handhaaf de dagelijkse scrum. Dat voorkomt verslapping en houdt ieder scherp.
  • Zoek elkaars kracht en vraag ook eens wat iemand drijft.

Denk je dat jij klaar bent om met Scrum aan de slag te gaan? Of ben je er al mee begonnen? Laat het hier onder in de reacties weten!